Arbeitszeugnis anfordern: so geht’s, mit Musterschreiben

Wann Sie ein Zeugnis anfordern können

• Endzeugnis bei Beendigung. Nach § 109 der Gewerbeordnung haben Sie bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, gleich ob Sie selbst kündigen, gekündigt werden oder einen Aufhebungsvertrag schließen. Der Anspruch entsteht spätestens mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses.
• Nach einer Kündigung, vor dem letzten Tag. Läuft die Kündigungsfrist noch, brauchen Sie für Bewerbungen schon jetzt eine aktuelle Beurteilung. Dann verlangen Sie ein Zwischenzeugnis; das Endzeugnis folgt zum Austritt. Einzelheiten erklärt der Ratgeber Arbeitszeugnis nach Kündigung.
• Zwischenzeugnis ohne Kündigung. Während eines ungekündigten Arbeitsverhältnisses brauchen Sie einen triftigen Grund, etwa eine Änderung Ihrer Tätigkeit oder einen Wechsel des Vorgesetzten. Streiten Sie mit dem Arbeitgeber über die Beendigung, besteht der Grund bis zum rechtskräftigen Abschluss dieses Rechtsstreits (BAG, 20.05.2020, 7 AZR 100/19). Weitere anerkannte Anlässe sind eine Versetzung, eine Umstrukturierung, eine längere Unterbrechung wie die Elternzeit oder eine konkrete Bewerbung.

Ein Zwischenzeugnis „einfach so“ oder routinemäßig jedes Jahr können Sie also nicht verlangen. Maßgeblich ist, ob zum Zeitpunkt Ihrer Anforderung ein triftiger Grund vorliegt. Was das Zwischenzeugnis enthält und warum es das spätere Endzeugnis prägt, steht auf der Seite zum Zwischenzeugnis.

Einfach oder qualifiziert: Sie haben die Wahl

Das Gesetz kennt zwei Arten. Das einfache Zeugnis nennt nur Art und Dauer der Tätigkeit. Das qualifizierte Zeugnis bewertet zusätzlich Leistung und Verhalten, aber nur, wenn Sie es verlangen (§ 109 Abs. 1 Satz 3 GewO). Für Bewerbungen ist das qualifizierte Zeugnis der Regelfall; ein einfaches Zeugnis lesen Personaler oft als Hinweis, dass eine Bewertung vermieden werden sollte. Den Unterschied vertieft Anspruch, Fristen und Form.

Ihre Wahl hat eine rechtliche Folge. Der Zeugnisanspruch ist ein sogenannter verhaltener Anspruch: Der Arbeitgeber gerät erst in Verzug, wenn Sie Ihr Wahlrecht ausgeübt und das Zeugnis verlangt haben (BAG, 12.02.2013, 3 AZR 121/11). Und Schadensersatz, etwa weil eine Bewerbung am fehlenden Zeugnis scheitert, gibt es erst, wenn der Arbeitgeber in Verzug ist; dafür ist in der Regel eine Mahnung nötig (BAG, 12.02.2013, 3 AZR 120/11).

Einordnung: Beide Entscheidungen betrafen Zeugnisse über eine Umschulung, also einen Anspruch aus § 630 BGB. Diese Vorschrift verweist für Arbeitnehmer auf § 109 GewO, und die Ausführungen zu Wahlrecht, Verzug und Mahnung sind allgemein gehalten. Sie lassen sich daher auf das Arbeitszeugnis übertragen.

E-Mail oder Brief: Form und Nachweis

Für die Anforderung selbst schreibt das Gesetz keine Form vor. Eine E-Mail an die Personalabteilung oder Ihre Vorgesetzte genügt grundsätzlich. Entscheidend ist der Nachweis: Im Streitfall müssen Sie belegen können, dass und wann Ihre Anforderung angekommen ist.

• E-Mail: schnell und meist ausreichend. Bitten Sie um eine kurze Eingangsbestätigung und speichern Sie die Nachricht.
• Brief: per Einwurf-Einschreiben oder persönlich gegen Empfangsbestätigung, wenn Sie mit Streit rechnen oder eine Frist wahren müssen.
• Ausschlussfristen: Enthält Ihr Arbeits- oder Tarifvertrag eine Ausschlussfrist, gilt sie auch für den Zeugnisanspruch (BAG, 04.10.2005, 9 AZR 507/04). Prüfen Sie, welche Form die Klausel für die Geltendmachung verlangt, und halten Sie diese ein.

Ein Hinweis zur Gegenrichtung: Das Zeugnis selbst darf Ihnen der Arbeitgeber nur mit Ihrer Einwilligung elektronisch erteilen, und dann nur mit qualifizierter elektronischer Signatur. Wollen Sie ein Papier-Original, sagen Sie es gleich in der Anforderung. Welche Formfehler ein Zeugnis entwerten, zeigt der Ratgeber Formfehler im Arbeitszeugnis.

Abholen oder zuschicken lassen?

Grundsätzlich müssen Sie Ihre Arbeitspapiere, zu denen das Zeugnis gehört, beim Arbeitgeber abholen. Nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) kann der Arbeitgeber im Einzelfall aber gehalten sein, das Zeugnis nachzuschicken (BAG, 08.03.1995, 5 AZR 848/93). Sind Sie bereits weggezogen oder ist die Abholung aus anderen Gründen schwierig, bitten Sie in der Anforderung ausdrücklich um Zusendung und nennen Sie Ihre Anschrift. Viele Arbeitgeber schicken das Zeugnis ohnehin per Post.

Fristen: für den Arbeitgeber und für Sie

Wie lange der Arbeitgeber Zeit hat. Eine feste gesetzliche Frist gibt es nicht; nach Ihrer Anforderung muss er das Zeugnis in angemessener Zeit erstellen. Setzen Sie eine konkrete Frist; in der Praxis sind ein bis zwei Wochen üblich. Das schafft Klarheit und ist die Grundlage für eine spätere Mahnung.

Wie lange Sie Zeit haben. Drei Zeitgrenzen sind zu beachten:

• Verjährung: drei Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 BGB).
• Verwirkung: Der Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis kann wie jeder schuldrechtliche Anspruch verwirken (BAG, 17.02.1988, 5 AZR 638/86). Dafür reicht Zeitablauf allein nicht; hinzukommen muss, dass der Arbeitgeber sich darauf einstellen durfte, es komme nichts mehr. Eine feste Frist gibt es nicht.
• Ausschlussfristen: Klauseln in Arbeits- oder Tarifverträgen verlangen oft, Ansprüche binnen weniger Monate geltend zu machen.

Ein spätes Zeugnis hat zudem ein praktisches Problem: Vorgesetzte wechseln, Erinnerungen verblassen, Unterlagen fehlen. Die Rechtslage im Detail steht in Anspruch, Fristen und Form.

Drei Musterschreiben

Die Vorlagen sind bewusst knapp. Passen Sie die markierten Stellen an; per E-Mail lassen Sie Anschriften und Ort weg und setzen den Betreff in die Betreffzeile.

Muster 1: Endzeugnis anfordern

Muster 2: Zwischenzeugnis anfordern

Muster 3: Erinnerung mit Frist

Zum Datumswunsch in Muster 1: Einen Anspruch auf das Datum des letzten Arbeitstags gibt es nicht ohne Weiteres; ein Zeugnis trägt grundsätzlich das Datum seiner tatsächlichen Ausfertigung (LAG Köln, 05.12.2024, 6 SLa 25/24). Je früher Sie anfordern, desto näher liegt dieses Datum an Ihrem Austritt. In einem Aufhebungsvertrag oder Vergleich können Sie das Datum verbindlich vereinbaren.

Ein eigener Entwurf: Chance mit Grenzen

Gerade in kleineren Betrieben fordert der Arbeitgeber Sie häufig auf, einen Entwurf selbst zu schreiben. Das beschleunigt die Sache und gibt Ihnen Einfluss auf die Formulierungen. Ein Entwurf muss aber wahr bleiben und in korrekter Zeugnissprache verfasst sein, sonst fällt er auf. Hilfe bieten die Ratgeber Arbeitszeugnis selbst schreiben und Eigenentwurf: typische Fehler.

Wenn das Zeugnis nicht kommt oder nicht taugt

Verstreicht auch die Frist aus Ihrer Erinnerung, ist der Arbeitgeber in Verzug. Wie es dann weitergeht, von der Mahnung über Schadensersatz bis zur Insolvenz des Arbeitgebers, erklärt der Ratgeber Arbeitgeber verweigert das Zeugnis. Als letztes Mittel bleibt die Zeugnisklage.

Kommt das Zeugnis, lohnt ein genauer Blick, bevor Sie es Bewerbungen beilegen. Prüfen Sie, ob etwas darin steht, das dort nicht hingehört (Was darf ins Arbeitszeugnis?), und welche Note die Formulierungen tatsächlich ergeben. Die Zeugnis-Analyse zeigt Einzelnoten, Auffälligkeiten und versteckte Codes. Für Einwände gelten dieselben Fristen; das Vorgehen beschreibt Zeugnis reklamieren und berichtigen.

Häufige Fragen zum Anfordern