Eigenentwurf prüfen: Woran Personaler ein selbst geschriebenes Zeugnis erkennen

Warum Eigenentwürfe überhaupt auffallen

Dass Sie Ihr Zeugnis selbst entwerfen, ist erlaubt; wie Sie dabei von Anfang an vorgehen und wie ein vollständiger Entwurf aussieht, zeigt die Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Muster. Diese Seite ist die Prüfliste für danach.

Auffällig wird ein Eigenentwurf nicht durch seine Herkunft, sondern durch seine Machart. Erfahrene Zeugnisleser kennen den typischen Rhythmus der Zeugnissprache: welche Bausteine in welcher Reihenfolge stehen, welche Formel welche Note trägt, wo ein Dank hingehört. Weicht ein Text davon ab, entsteht ein Störgefühl. Die zehn Punkte unten sind nach Aufbau, Sprache und innerer Stimmigkeit geordnet. Die Beispiele sind erfunden und als Beispiele gekennzeichnet. Neben dem Inhalt zählt auch die Form, also Briefkopf, Datum und Unterschrift; das prüfen Sie mit dem Ratgeber Formfehler im Arbeitszeugnis.

Fehler im Aufbau (1–4)

1. Unvollständiger Pflichtaufbau. Ein qualifiziertes Zeugnis muss Angaben zu Leistung und Verhalten enthalten (§ 109 Abs. 1 GewO). Fehlt ein Baustein, den Leser erwarten, wird die Lücke als Wertung gelesen; das sogenannte beredte Schweigen (BAG, 12.08.2008, 9 AZR 632/07).
   Vorher (Beispiel)Aufgaben, Leistung, Schlussformel – eine Aussage zum Verhalten fehlt ganz.

   Nachher„Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen war stets einwandfrei.“
2. Lücken oder Umstellungen in der Verhaltensbeurteilung. Üblich ist „Vorgesetzte vor Kollegen“ (und Kunden). Ein Tausch ist rechtlich nicht automatisch eine Abwertung: Das LAG Köln hat einen Anspruch auf Umstellung verneint und die Schlüsse daraus „gekünstelt“ genannt (30.08.2007, 10 Sa 482/07). Manche Leser sehen darin trotzdem ein Distanzsignal. Schwerer wiegt, wenn eine Gruppe ganz fehlt: Fehlen die Vorgesetzten, ist das Zeugnis lückenhaft (LAG Düsseldorf, 29.11.2017, 12 Sa 936/16).
   Vorher (Beispiel)„Bei Kollegen und Kunden war er sehr beliebt.“

   Nachher„Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich.“
3. Fehlende oder unpassende Schlussformel. Ein Zeugnis ohne Dank und Wünsche oder mit einer kühlen Floskel unter einer sonst glänzenden Bewertung wirkt widersprüchlich. Einklagen lässt sich die Formel nicht, in einen Entwurf gehört sie trotzdem; Beispiele je Stufe im Ratgeber zur Schlussformel im Arbeitszeugnis.
   Vorher (Beispiel)Sehr gute Bewertung, Schluss: „Für die Zukunft alles Gute.“

   Nachher„Wir danken ihr für die stets hervorragende Zusammenarbeit, bedauern ihr Ausscheiden sehr und wünschen ihr beruflich wie privat weiterhin viel Erfolg.“
4. Falsche Gewichtung und Detailtiefe. Eigenentwürfe verlieren sich oft in Aufgabenlisten und sparen bei der Bewertung. Ein routiniertes Zeugnis gewichtet umgekehrt: knappe, präzise Aufgaben, ausführliche Leistungs- und Verhaltensbeurteilung. Stichpunkte statt Fließtext erfüllen den Anspruch ohnehin regelmäßig nicht (BAG, 27.04.2021, 9 AZR 262/20).
   Vorher (Beispiel)Zwölf Aufgaben als Spiegelstriche, danach ein Satz: „Er arbeitete sehr gut.“

   NachherDie fünf wichtigsten Aufgaben in zwei Sätzen, danach je ein Satz zu Einsatz, Fachwissen, Arbeitsweise, Ergebnis und die Gesamtnote.

Fehler in der Sprache (5–8)

5. Ungewollte Zeugniscodes. „War stets bemüht“, „im Großen und Ganzen“ oder „im Rahmen seiner Möglichkeiten“ klingen positiv, gelten aber als Abwertungen. Welche Wendungen wirklich belastet sind und welche nur Folklore, zeigt der Ratgeber zu den Geheimcodes im Zeugnis.
   Vorher (Beispiel)„Sie war stets bemüht, die Kundenanfragen zügig zu bearbeiten.“

   Nachher„Sie bearbeitete Kundenanfragen stets zügig und lösungsorientiert.“
6. Die falsche Zufriedenheitsformel. „Zur vollen Zufriedenheit“ meint nicht „sehr gut“, sondern entspricht der mittleren Note (BAG, 18.11.2014, 9 AZR 584/13). Wer ein „sehr gut“ ausdrücken will, braucht „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“.
   Vorher (Beispiel)„Er erledigte seine Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit.“ (gemeint war „sehr gut“)

   Nachher„Er erledigte seine Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.“
7. Unrealistische Superlative ohne Deckung. Eine Häufung von „herausragend“, „außergewöhnlich“, „einzigartig“ ohne konkrete Aufgaben, Zahlen oder Beispiele wirkt aufgesetzt. Gute Zeugnisse belegen Spitzenbewertungen, statt sie nur zu behaupten. Und sie bleiben wahr: Ein zu schönes Zeugnis kann den Arbeitgeber haftbar machen, weshalb überzogene Entwürfe oft zurückkommen.
   Vorher (Beispiel)„Ihre außergewöhnliche, einzigartige Leistung war für uns von unschätzbarem Wert.“

   Nachher„Sie führte das neue Ticketsystem termingerecht ein und verkürzte die Bearbeitungszeiten im Team deutlich.“
8. Inkonsistente Zeitform und Perspektive. Ein Endzeugnis steht in der Vergangenheit, ein Zwischenzeugnis im Präsens. Rutscht die Zeitform durcheinander oder blitzt die Ich-Perspektive durch, verrät das den Entwurf sofort.
   Vorher (Beispiel)„Herr Muster betreut unsere Großkunden. Dabei habe ich stets …“

   Nachher„Herr Muster betreute unsere Großkunden. Dabei zeigte er stets …“

Der stärkste Verräter: fehlende Konsistenz (9–10)

Die ersten acht Punkte sind Handwerk. Der neunte und zehnte sind subtiler, denn sie entstehen fast zwangsläufig, wenn ein Text nicht aus einem Guss geschrieben ist.

9. Widersprüche zwischen den Teilen. Eine Gesamtnote „sehr gut“, aber blasse Einzelaussagen; ein Lob der Selbstständigkeit, während an anderer Stelle enge Anleitung durchklingt. Die Gesamtnote muss von den Einzelbewertungen getragen sein; ein einzelnes Lob hebt sie nicht (LAG Köln, 16.12.2016, Gesamtnote muss die Einzelbewertungen tragen, 4 Sa 353/16).
   Vorher (Beispiel)„Er arbeitete nach Anleitung sorgfältig.“ … „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“

   Nachher„Er arbeitete stets selbstständig, äußerst sorgfältig und zuverlässig.“ … „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“
10. Kopierte Bausteine mit unterschiedlichem Ton. Wer Sätze aus verschiedenen Vorlagen zusammensucht, erzeugt einen Flickenteppich aus Stilebenen — mal betont sachlich, mal überschwänglich.
    Vorher (Beispiel)„Die Mitarbeiterin erfüllte die ihr obliegenden Obliegenheiten.“ … „Sie war einfach ein echter Glücksgriff für das ganze Team!“

    NachherDurchgehend sachlich-wertschätzender Ton, kein Ausrufezeichen, keine Umgangssprache.

Konsistenz ist damit das eigentliche Qualitätsmerkmal: Ein Zeugnis wirkt dann glaubwürdig, wenn sich seine Bewertung widerspruchsfrei von der ersten bis zur letzten Zeile zieht. Wie sich die einzelnen Notenstufen sprachlich niederschlagen, lesen Sie im Ratgeber zu den Noten im Arbeitszeugnis.

Checkliste zum Abhaken vor der Abgabe

• Aufgaben, Leistung und Verhalten sind vollständig enthalten.
• Das Verhalten nennt Vorgesetzte, Kollegen und, falls relevant, Kunden.
• Die Schlussformel passt zur Note (Dank, Bedauern, Wünsche).
• Aufgaben sind knapp, die Bewertung ist ausführlich, alles im Fließtext.
• Keine Wendungen wie „bemüht“, „im Großen und Ganzen“, „im Rahmen seiner Möglichkeiten“.
• Die Zufriedenheitsformel entspricht der Note, die Sie meinen.
• Jede Spitzenbewertung ist durch Aufgaben oder Ergebnisse gedeckt und wahr.
• Durchgehend dieselbe Zeitform, keine Ich-Perspektive.
• Gesamtnote und Einzelbewertungen widersprechen sich nicht.
• Ein einheitlicher Ton von der ersten bis zur letzten Zeile.

Eine ausführlichere Prüfliste für erhaltene Zeugnisse gibt es als kostenlose Checkliste „Arbeitszeugnis in 10 Schritten prüfen“.

Was ein professioneller Entwurf anders macht

Alle zehn Fehler haben eine gemeinsame Wurzel: fehlende Routine in der Zeugnissprache. Ein professioneller Entwurf nutzt geprüfte, aufeinander abgestimmte Formulierungen, hält die Pflichtstruktur ein und sorgt dafür, dass Aufgaben, Leistung, Verhalten und Schlussnote dieselbe Sprache sprechen.

Sie haben zwei Wege: Wir erstellen Ihr Zeugnis auf Basis eines strukturierten Fragebogens von Grund auf, oder wir überarbeiten Ihren vorhandenen Entwurf und bügeln die typischen Fehler aus, bevor Sie ihn dem Arbeitgeber vorlegen.

Häufige Fragen zum Eigenentwurf