Anspruch auf ein Arbeitszeugnis: Fristen & Form

Wer Anspruch auf ein Arbeitszeugnis hat

Die gesetzliche Grundlage ist § 109 der Gewerbeordnung. Danach hat jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Eine Mindestbeschäftigungsdauer oder Betriebsgröße setzt das Gesetz nicht voraus.

• Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Aushilfe, Werkstudierende: Alle sind Arbeitnehmer und haben den Anspruch aus § 109 GewO, auch nach wenigen Wochen.
• Auszubildende: Für sie gilt § 16 des Berufsbildungsgesetzes. Das Zeugnis nennt Art, Dauer und Ziel der Ausbildung sowie die erworbenen Fertigkeiten; Angaben zu Verhalten und Leistung kommen auf Verlangen hinzu.
• Praktikantinnen und Praktikanten: Wer ohne Arbeitsvertrag eingestellt wird, um berufliche Kenntnisse und Erfahrungen zu sammeln, fällt unter § 26 BBiG, der unter anderem die Zeugnisvorschrift des § 16 BBiG für entsprechend anwendbar erklärt. Anders kann es bei Pflichtpraktika liegen, die Teil eines Studiums sind: In einem solchen Fall hat das Bundesarbeitsgericht einen Anspruch aus § 630 BGB und dem BBiG verneint (BAG, 03.09.1998, 8 AZR 14/97). Eine Bescheinigung kann sich dann aus der Vereinbarung mit der Hochschule ergeben.
• Freie Dienstverhältnisse und Geschäftsführer: Hier greift § 630 BGB, sofern es sich um ein dauerndes Dienstverhältnis handelt. Was für Geschäftsführer gilt, erklärt der Ratgeber zum Zeugnis für Führungskräfte und Geschäftsführer.

Nicht zu verwechseln ist das Zeugnis mit der Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III. Die braucht die Agentur für Arbeit für das Arbeitslosengeld; sie enthält keine Bewertung und ersetzt kein Zeugnis.

Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis

Das Gesetz kennt zwei Stufen. Welche Sie bekommen, entscheiden Sie: Der Arbeitgeber schuldet das qualifizierte Zeugnis nur, wenn Sie es verlangen.

Ein einfaches Zeugnis kann bei einer sehr kurzen Beschäftigung, etwa nach wenigen Wochen in der Probezeit, die nüchternere Wahl sein, weil eine aussagekräftige Bewertung kaum möglich ist. Nach längerer Beschäftigung weckt es dagegen den Verdacht, eine Bewertung sei bewusst vermieden worden. Verlangen Sie deshalb im Zweifel ausdrücklich ein qualifiziertes Zeugnis. Wie sich Leistung und Verhalten in der versteckten Notenskala niederschlagen, lesen Sie im Ratgeber zu den Noten im Arbeitszeugnis.

Ab wann Sie das Zeugnis verlangen können

Das Gesetz spricht von „Beendigung", das heißt aber nicht, dass Sie bis zum letzten Arbeitstag warten müssen. Ein fristgerecht gekündigter Arbeitnehmer hat spätestens mit Ablauf der Kündigungsfrist oder bei seinem tatsächlichen Ausscheiden Anspruch auf ein Endzeugnis, nicht bloß auf ein Zwischenzeugnis (BAG, 27.02.1987, 5 AZR 710/85). Das gilt auch dann, wenn Sie gegen die Kündigung klagen (LAG Hamm, 13.02.2007, 19 Sa 1589/06). Was das für Eigenkündigung, Aufhebungsvertrag und Kündigungsschutzprozess bedeutet, steht im Ratgeber Zeugnis nach einer Kündigung.

Während des Arbeitsverhältnisses gibt es das Zwischenzeugnis. Dafür brauchen Sie einen triftigen Grund, etwa einen Wechsel des Vorgesetzten oder der Tätigkeit; streiten Sie über eine Kündigung, besteht der Grund bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens (BAG, 20.05.2020, 7 AZR 100/19). Das Zwischenzeugnis steht im Präsens und bindet den Arbeitgeber später beim Endzeugnis. Mehr dazu: Zwischenzeugnis verlangen und prüfen.

Wie lange darf sich der Arbeitgeber Zeit lassen?

Die kurze Antwort: nicht beliebig lange, aber eine feste Zahl an Tagen gibt es nicht. Weder § 109 GewO noch die höchstrichterliche Rechtsprechung nennen eine Bearbeitungsfrist. Es gelten drei Regeln:

• Sie müssen das Zeugnis verlangen. Der Zeugnisanspruch ist ein sogenannter verhaltener Anspruch. Der Arbeitgeber gerät erst in Verzug, wenn Sie Ihr Wahlrecht ausgeübt, also ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis verlangt haben (BAG, 12.02.2013, 3 AZR 121/11).
• Ab Ihrem Verlangen ist es fällig. Ist für eine Leistung keine Zeit bestimmt, kann der Gläubiger sie sofort verlangen (§ 271 Abs. 1 BGB). Der Arbeitgeber darf sich nur die Zeit nehmen, die er braucht, um die Beurteilung zusammenzutragen und das Zeugnis auszufertigen.
• Für Schadensersatz braucht es eine Mahnung. Ersatz für einen Schaden durch ein verspätetes Zeugnis gibt es in der Regel erst, wenn Sie gemahnt haben und der Arbeitgeber dadurch in Verzug geraten ist (BAG, 12.02.2013, 3 AZR 120/11).

Praktisch heißt das: Fordern Sie das Zeugnis schriftlich an, verlangen Sie ausdrücklich ein qualifiziertes Zeugnis und nennen Sie ein Datum. Eine Frist von etwa zwei Wochen ist in der Praxis üblich. Abholen müssen Sie das Zeugnis grundsätzlich selbst, denn es ist eine Holschuld; bitten Sie deshalb gleich in der Anforderung um Zusendung. Ein Musterschreiben zur Zeugnisanforderung finden Sie im Ratgeber zum Anfordern. Was Sie tun, wenn danach nichts kommt, steht unter wenn der Arbeitgeber das Zeugnis nicht ausstellt.

Wie lange Sie warten dürfen: Verjährung, Ausschlussfrist, Verwirkung

Die drei Jahre Verjährung sind die äußerste Grenze. In der Praxis scheitert ein Zeugnisanspruch fast immer früher, nämlich an einer der beiden anderen Grenzen:

• Ausschlussfristen gelten auch für das Zeugnis. Schon 1983 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass der Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis einer tariflichen Ausschlussfrist unterliegt (BAG, 23.02.1983, 5 AZR 515/80). Lesen Sie deshalb die Klausel „Verfall von Ansprüchen" oder „Ausschlussfristen" in Ihrem Arbeitsvertrag und den anwendbaren Tarifvertrag, bevor Sie Zeit verstreichen lassen.
• Verwirkung braucht zwei Dinge. Sie müssen längere Zeit untätig geblieben sein (Zeitmoment), und der Arbeitgeber muss aus Ihrem Verhalten geschlossen haben dürfen, dass Sie kein Zeugnis mehr wollen (Umstandsmoment). Dass der Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis verwirken kann, hat das Bundesarbeitsgericht ausdrücklich festgehalten und in dem entschiedenen Fall das Zeitmoment nach rund zehn Monaten bejaht (BAG, 17.02.1988, 5 AZR 638/86). Bloßes Warten allein genügt also nicht, aber je länger Sie warten, desto leichter wird der Einwand.
• Die Praxis ist strenger als das Recht. Mit jedem Monat wird es für den Arbeitgeber schwerer, Ihre Leistung noch zutreffend zu beurteilen: Vorgesetzte wechseln, Unterlagen werden gelöscht. Ein spät verlangtes Zeugnis fällt deshalb oft blasser aus.

Für die Berichtigung eines bereits erteilten Zeugnisses gelten dieselben Zeitgrenzen. Das Vorgehen dazu beschreibt unser Ratgeber Arbeitszeugnis reklamieren & berichtigen lassen.

Form: Papier als Regelfall, elektronisch nur mit Einwilligung

• Schriftform mit Originalunterschrift: Das Zeugnis wird auf Papier erteilt, üblicherweise auf dem Geschäftspapier, und eigenhändig unterschrieben. Wer unterschreiben darf, regelt die Rechtsprechung streng: Der Unterzeichner muss erkennbar ranghöher sein (Wer das Zeugnis unterschreiben muss).
• Fließtext statt Tabelle: Ein qualifiziertes Zeugnis, das Leistung und Verhalten nur in einem Raster abhakt, erfüllt den Anspruch regelmäßig nicht (Zeugnis in Tabellenform reicht nicht).
• Elektronisch nur mit Einwilligung: Seit dem 1. Januar 2025 erlaubt § 109 Abs. 3 GewO die elektronische Form, wenn Sie einwilligen. Elektronische Form heißt nach § 126a BGB: mit qualifizierter elektronischer Signatur. Ein einfaches PDF oder ein Scan per E-Mail erfüllt den Anspruch auch mit Ihrer Zustimmung nicht; Sie können dann ein unterschriebenes Original verlangen.
• Falten ist erlaubt: Für den Versand darf das Zeugnis gefaltet werden, solange es kopierfähig bleibt und die Knicke auf Kopien nicht sichtbar sind (BAG, 21.09.1999, 9 AZR 893/98).

Für Bewerbungen brauchen Sie ohnehin meist ein PDF. Dafür genügt ein Scan Ihres unterschriebenen Originals. Ein qualifiziert signiertes PDF hat den Vorteil, dass die Signatur elektronisch prüfbar bleibt. Welche Formmängel ein Zeugnis sonst entwerten, vom Datum über den Briefkopf bis zu Schreibfehlern, erklärt der Ratgeber Formfehler im Arbeitszeugnis. Welche Inhalte gar nicht hineingehören, steht unter Was darf ins Arbeitszeugnis.

Häufige Fragen zu Anspruch und Fristen