Arbeitszeugnis selbst schreiben: Aufbau, Reihenfolge und Sprache

Dürfen Sie Ihr Zeugnis überhaupt selbst schreiben?

Rechtlich schuldet der Arbeitgeber das Zeugnis, nicht Sie: Nach § 109 der Gewerbeordnung haben Sie bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, auf Wunsch als qualifiziertes Zeugnis über Leistung und Verhalten. In der Praxis bittet der Arbeitgeber aber häufig darum, dass Sie einen Entwurf beisteuern, sei es aus Zeitgründen oder weil ihm die Routine in der Zeugnissprache fehlt.

Das ist erlaubt und keineswegs unüblich. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber, denn mit seiner Unterschrift übernimmt er den Inhalt. Ihr Entwurf ist also eine Vorlage, die die Chance erhöht, dass Ihre Sicht ins fertige Zeugnis einfließt. Voraussetzung ist, dass der Text handwerklich sauber ist; sonst fällt der Eigenentwurf auf und verfehlt seine Wirkung.

Der Standardaufbau Schritt für Schritt

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis folgt einem festen Aufbau. Diese Reihenfolge ist über Jahrzehnte gewachsen, und Personaler erwarten sie. Halten Sie sich daran:

• 1. Überschrift. Schlicht „Zeugnis“, „Arbeitszeugnis“ oder — bei laufendem Arbeitsverhältnis — „Zwischenzeugnis“.
• 2. Einleitung. Vollständiger Name, gegebenenfalls Geburtsdaten nur wenn gewünscht, die genaue Position sowie Eintritts- und (beim Endzeugnis) Austrittsdatum. Hier gehört keine Wertung hinein.
• 3. Unternehmensbeschreibung (optional). Ein bis zwei Sätze zu Branche und Größe des Arbeitgebers ordnen die Tätigkeit ein. Kurz halten.
• 4. Aufgabenbeschreibung. Die wichtigsten Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche, gegebenenfalls mit beruflichem Werdegang im Unternehmen. Präzise, aber nicht ausufernd.
• 5. Leistungsbeurteilung. Der wichtigste Teil, üblicherweise in dieser Ordnung: Arbeitsbereitschaft und Motivation, Arbeitsbefähigung (Können), Fachwissen und Weiterbildung, Arbeitsweise sowie Arbeitserfolg. Sie schließt mit der zusammenfassenden Leistungsbewertung, der eigentlichen Note.
• 6. Verhaltensbeurteilung. Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und, bei Kundenkontakt, externen Partnern. Die Reihenfolge „Vorgesetzte vor Kollegen“ ist Standard.
• 7. Beendigungsgrund (optional, neutral). Etwa „auf eigenen Wunsch“. Der Grund muss nicht genannt werden und sollte niemals abwertend klingen.
• 8. Schlussformel. Dank für die Zusammenarbeit, Bedauern über das Ausscheiden und gute Wünsche für die Zukunft. Sie ist rechtlich nicht erzwingbar, aber ihr Fehlen wirkt kühl.
• 9. Ort, Datum, Unterschrift. Mit Namen und Funktion des Unterzeichnenden. Das Ausstellungsdatum sollte zum Ende des Arbeitsverhältnisses passen.

Die Zeugnissprache: die wichtigsten Regeln

Zeugnisse werden in einer eigenen Sprache verfasst. Offene Kritik ist unzulässig, bewertet wird über feste Formeln und deren Nuancen. Wer diese Regeln nicht kennt, transportiert schnell eine andere Botschaft als beabsichtigt.

• Wohlwollend und wahr zugleich. Die Rechtsprechung verlangt ein Zeugnis, das wahr ist und zugleich das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschwert. Erfinden dürfen Sie nichts, beschönigen im Rahmen der Wahrheit dagegen schon.
• Die Notenskala steckt in Formeln. Die zusammenfassende Bewertung folgt einer Zufriedenheitsskala. „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ steht für „sehr gut“, „zur vollen Zufriedenheit“ dagegen nur für die mittlere Note. Welche Wendung welche Note trägt, zeigt der Ratgeber zu den Noten im Arbeitszeugnis.
• Einheitliche Zeitform. Endzeugnis in der Vergangenheit, Zwischenzeugnis im Präsens. Ein Wechsel mittendrin verrät einen unsauberen Entwurf.
• Keine ungewollten Codes. „War stets bemüht“ oder „im Großen und Ganzen“ klingen freundlich, gelten aber als Abwertung. Vermeiden Sie solche Wendungen, wenn Sie es positiv meinen. Eine Übersicht bietet der Ratgeber zu den Geheimcodes im Zeugnis.
• Konkret statt floskelhaft. Spitzenbewertungen wirken nur, wenn Aufgaben und Erfolge sie tragen. Eine Häufung von Superlativen ohne Substanz fällt negativ auf. Formulierungshilfen sammelt der Ratgeber zu den Formulierungen im Zeugnis.

Häufige Stolperfallen beim Selbstschreiben

Die meisten Fehler entstehen nicht aus bösem Willen, sondern aus fehlender Routine. Vier Fallen tauchen besonders oft auf:

• Unvollständigkeit. Fehlt ein erwartbarer Baustein, etwa die Aussage zur Zuverlässigkeit oder das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, wird die Lücke als „beredtes Schweigen“ und damit als Wertung gelesen.
• Vertauschte Reihenfolge. Kollegen vor Vorgesetzten, oder das Verhalten vor der Leistung: Solche Umstellungen wirken auf geübte Leser wie ein Signal.
• Falsche Gewichtung. Seitenlange Aufgabenlisten, aber nur ein Satz zur Leistung. Ein gutes Zeugnis gewichtet umgekehrt.
• Widersprüche. Eine glänzende Gesamtnote neben einer blassen Verhaltensbeurteilung fällt sofort auf. Leistung und Verhalten dürfen zwar unterschiedlich ausfallen, sollten aber nicht unerklärt weit auseinanderliegen.

Diese und weitere Muster verrät der ausführliche Ratgeber Woran Personaler Eigenentwürfe erkennen. Er ist die ideale Gegenlese-Liste, wenn Ihr Entwurf steht.

Wann Sie besser erstellen lassen

Ein Entwurf in Eigenregie kostet vor allem Zeit und Sorgfalt. Er lohnt sich, wenn Sie sich in die Zeugnissprache einarbeiten wollen und der Text anschließend gegengelesen wird. Sobald es aber auf jedes Wort ankommt, etwa bei einer Bewerbung auf Augenhöhe oder einer Führungsposition, zahlt sich professionelle Routine aus.

Wir erstellen Ihr Zeugnis aus einem strukturierten Fragebogen heraus: in der richtigen Reihenfolge, in geprüfter Zeugnissprache und widerspruchsfrei über alle Abschnitte hinweg. Haben Sie bereits einen Entwurf, bügeln wir mit der Zeugnis-Überarbeitung die typischen Fehler aus, bevor Sie ihn dem Arbeitgeber vorlegen. Jedes Ergebnis wird zusätzlich fachlich geprüft.

Häufige Fragen zum Selbstschreiben