Arbeitszeugnis selbst schreiben: Aufbau, Muster und Sprache

Dürfen Sie Ihr Zeugnis überhaupt selbst schreiben?

Rechtlich schuldet der Arbeitgeber das Zeugnis, nicht Sie: Nach § 109 der Gewerbeordnung haben Sie bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, auf Wunsch als qualifiziertes Zeugnis über Leistung und Verhalten. In der Praxis bittet der Arbeitgeber aber häufig darum, dass Sie einen Entwurf beisteuern, sei es aus Zeitgründen oder weil ihm die Routine in der Zeugnissprache fehlt.

Das ist erlaubt und keineswegs unüblich. Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber, denn mit seiner Unterschrift übernimmt er den Inhalt. Ihr Entwurf ist also eine Vorlage; einen Anspruch darauf, dass er sie wörtlich übernimmt, haben Sie nicht. Ändert er den Text zu Ihrem Nachteil, prüfen Sie das unterschriebene Zeugnis wie jedes andere und lassen es bei Bedarf berichtigen. Wer noch kein Zeugnis angefordert hat, findet Musterschreiben im Ratgeber Arbeitszeugnis anfordern.

Der Standardaufbau Schritt für Schritt

Die Gliederung eines qualifizierten Zeugnisses hat sich weitgehend standardisiert, und der Arbeitgeber hat sie zu beachten (LAG Hamm, 17.06.1999, 4 Sa 2587/98). Personaler erwarten sie. Halten Sie sich daran:

• 1. Überschrift. Schlicht „Zeugnis“, „Arbeitszeugnis“ oder — bei laufendem Arbeitsverhältnis — „Zwischenzeugnis“ (mehr dazu auf der Seite Zwischenzeugnis).
• 2. Einleitung. Vollständiger Name, gegebenenfalls Geburtsdatum nur wenn gewünscht, die genaue Position sowie Eintritts- und (beim Endzeugnis) Austrittsdatum. Hier gehört keine Wertung hinein.
• 3. Unternehmensbeschreibung (optional). Ein bis zwei Sätze zu Branche und Größe des Arbeitgebers ordnen die Tätigkeit ein. Kurz halten.
• 4. Aufgabenbeschreibung. Die wichtigsten Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche, gegebenenfalls mit beruflichem Werdegang im Unternehmen. Präzise, aber nicht ausufernd.
• 5. Leistungsbeurteilung. Der wichtigste Teil, üblicherweise in dieser Ordnung: Arbeitsbereitschaft und Motivation, Arbeitsbefähigung (Können), Fachwissen und Weiterbildung, Arbeitsweise sowie Arbeitserfolg. Sie schließt mit der zusammenfassenden Leistungsbewertung, der eigentlichen Note.
• 6. Verhaltensbeurteilung. Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und, bei Kundenkontakt, externen Partnern. Die Reihenfolge „Vorgesetzte vor Kollegen“ ist Standard; fehlt eine Gruppe, wird das als Lücke gelesen.
• 7. Beendigungsgrund (optional, neutral). Etwa „auf eigenen Wunsch“, wenn es zutrifft. Der Grund gehört grundsätzlich nur auf Wunsch des Arbeitnehmers ins Zeugnis und darf nie abwertend klingen.
• 8. Schlussformel. Dank für die Zusammenarbeit, Bedauern über das Ausscheiden und gute Wünsche für die Zukunft. Sie ist rechtlich nicht erzwingbar, sollte aber zur Note passen; Beispiele für jede Stufe zeigt der Ratgeber zur Schlussformel passend zur Note.
• 9. Ort, Datum, Unterschrift. Mit Namen und Funktion des Unterzeichnenden, der ranghöher sein muss als Sie (siehe Formvorgaben). Als Datum steht in der Regel der Tag der Ausstellung; liegt er lange nach dem Ausscheiden, kann das Fragen auslösen.

Musterzeugnis: so sieht ein vollständiger Entwurf aus

Das folgende Muster zeigt den kompletten Aufbau an einem erfundenen Beispiel. Person, Unternehmen und Aufgaben sind fiktiv, die Formulierungen sind unsere eigenen. Es steht für eine gute Bewertung (Note 2). Übernehmen Sie es nicht wörtlich: Aufgaben, Erfolge und Bewertung müssen zu Ihnen passen und wahr sein.

Woran Sie am Muster die Note ablesen: an der Zufriedenheitsformel „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“, an „stets einwandfrei“ beim Verhalten und an einer Schlussformel mit Dank, Bedauern und Wünschen. Welche Formel für welche Note steht, zeigen die Ratgeber zu den Noten und den Formulierungen im Arbeitszeugnis.

Die Zeugnissprache: die wichtigsten Regeln

Zeugnisse werden in einer eigenen Sprache verfasst. Offene Kritik ist unzulässig, bewertet wird über feste Formeln und deren Nuancen. Wer diese Regeln nicht kennt, transportiert schnell eine andere Botschaft als beabsichtigt.

• Wohlwollend und wahr zugleich. Ein Zeugnis muss in erster Linie wahr sein und darf nur im Rahmen der Wahrheit wohlwollend formuliert werden (BAG, 14.06.2016, 9 AZR 8/15). Erfinden dürfen Sie nichts. Überzogene Entwürfe lehnen Arbeitgeber auch deshalb ab, weil ein zu gutes Zeugnis sie haftbar machen kann; mehr dazu unter warum zu schöne Entwürfe abgelehnt werden.
• Die Notenskala steckt in Formeln. Die zusammenfassende Bewertung folgt einer Zufriedenheitsskala. „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ steht für „sehr gut“, „zur vollen Zufriedenheit“ dagegen nur für die mittlere Note.
• Einheitliche Zeitform. Endzeugnis in der Vergangenheit, Zwischenzeugnis im Präsens.
• Keine ungewollten Codes. „War stets bemüht“ oder „im Großen und Ganzen“ klingen freundlich, gelten aber als Abwertung. Eine Einordnung bietet der Ratgeber zu den Geheimcodes im Zeugnis.
• Konkret statt floskelhaft. Spitzenbewertungen wirken nur, wenn Aufgaben und Erfolge sie tragen. Eine Häufung von Superlativen ohne Substanz fällt negativ auf.
• Nichts, was nicht hineingehört. Krankheiten, Elternzeit ohne erheblichen Umfang oder Betriebsratsarbeit gehören in der Regel nicht ins Zeugnis; die Einzelheiten stehen unter Was darf ins Arbeitszeugnis?

Formvorgaben: Papier, Unterschrift, Fließtext

• Papier und Briefkopf. Das Zeugnis wird auf dem Geschäftspapier des Arbeitgebers erteilt. Elektronisch darf es nur mit Ihrer Einwilligung kommen und dann mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 109 Abs. 3 GewO, § 126a BGB).
• Wer unterschreibt. Der Unterzeichner muss erkennbar ranghöher sein als Sie; unterschreibt ein Vertreter, gehören Vertretungsverhältnis und Funktion dazu (BAG, 04.10.2005, der Unterzeichner muss ranghöher sein, 9 AZR 507/04). Steht sein Name unter dem Text, muss er auch persönlich unterschreiben (BAG, 21.09.1999, 9 AZR 893/98).
• Fließtext statt Raster. Leistung und Verhalten nur tabellarisch wie in einem Schulzeugnis abzuhaken, erfüllt den Anspruch regelmäßig nicht (BAG, 27.04.2021, 9 AZR 262/20).

Weitere Formfragen, vom Datum über Knicke bis zur Länge, beantwortet der Ratgeber Formfehler im Arbeitszeugnis.

Vor der Abgabe: gegenlesen

Die meisten Fehler in Eigenentwürfen sind Lücken, eine Zufriedenheitsformel, die nicht zu den Einzelaussagen passt, und Widersprüche zwischen den Abschnitten. Bevor Sie den Entwurf abgeben, gehen Sie ihn mit unserer Checkliste: 10 Fehler vor der Abgabe prüfen durch; dort finden Sie zu jedem Fehler ein Vorher-Nachher-Beispiel.

Wann Sie besser erstellen lassen

Ein Entwurf in Eigenregie kostet vor allem Zeit und Sorgfalt. Er lohnt sich, wenn Sie sich in die Zeugnissprache einarbeiten wollen und der Text anschließend gegengelesen wird. Sobald es aber auf jedes Wort ankommt, etwa bei einer Bewerbung auf eine Führungsposition, zahlt sich Routine aus.

Wir erstellen Ihr Zeugnis aus einem strukturierten Fragebogen heraus: in der richtigen Reihenfolge, in geprüfter Zeugnissprache und widerspruchsfrei über alle Abschnitte hinweg. Haben Sie bereits einen Entwurf, bügeln wir mit der Zeugnis-Überarbeitung die typischen Fehler aus, bevor Sie ihn dem Arbeitgeber vorlegen.

Häufige Fragen zum Selbstschreiben