Formfehler im Arbeitszeugnis

Die Formregeln im Überblick

Ein Zeugnis muss nach § 109 der Gewerbeordnung schriftlich erteilt werden und den Anforderungen des Geschäftslebens an ein solches Dokument entsprechen. Denn es dient Ihnen als Bewerbungsunterlage, und Leser ziehen aus der äußeren Form Schlüsse. Die folgenden Punkte stützen sich auf die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) und der Landesarbeitsgerichte (LAG).

Briefkopf und Papier

Verwendet das Unternehmen im Geschäftsverkehr eigenes Briefpapier, ist auch das Zeugnis darauf zu erstellen. Ein Zeugnis auf weißem Blatt ohne Firmenangaben wirkt wie ein Privatschreiben und lässt Leser an der Herkunft zweifeln. Das LAG Köln hat den Anspruch auf Geschäftspapier bestätigt, ihn bei einem zweiseitigen Zeugnis aber auf die erste Seite beschränkt: Der Arbeitgeber druckte Folgeseiten auch in seiner sonstigen Korrespondenz auf neutralem Papier (LAG Köln, 12.09.2023, 4 Sa 12/23). Eine zweite Seite ohne Briefkopf ist also in der Regel kein Mangel.

Das Ausstellungsdatum

In der Praxis tragen Endzeugnisse meist das Datum des letzten Arbeitstags. Einen allgemeinen Anspruch darauf gibt es aber nicht. Das LAG Köln hat 2024 klargestellt, dass ein Zeugnis grundsätzlich das Datum seiner tatsächlichen Ausfertigung trägt, sofern es nicht um eine Berichtigung geht und die Parteien nichts anderes vereinbart haben (LAG Köln, 05.12.2024, 6 SLa 25/24). Ein Abstand von einigen Wochen zum Austritt entwertet das Zeugnis nach dieser Entscheidung noch nicht.

Wichtig ist die Ausnahme bei Berichtigungen: Muss der Arbeitgeber ein Zeugnis korrigieren, ist das neue Zeugnis auf das ursprüngliche Ausstellungsdatum zurückzudatieren, wenn Sie die Verzögerung nicht zu vertreten haben (BAG, 09.09.1992, 5 AZR 509/91). Das Gericht begründete das damit, dass ein Datum Monate nach dem Ausscheiden den Eindruck eines Streits erwecken und das Zeugnis entwerten kann.

Praxistipp: Schließen Sie einen Aufhebungsvertrag oder einen gerichtlichen Vergleich, vereinbaren Sie dort auch das Ausstellungsdatum, am besten den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses. Wie Sie das Zeugnis rechtzeitig verlangen, zeigt der Ratgeber Arbeitszeugnis anfordern.

Unterschrift: wer, wie und mit welchem Zusatz

Das Zeugnis ist schriftlich abzufassen und muss daher eigenhändig unterschrieben sein. Ein Stempel, eine eingescannte Unterschrift oder ein maschinengeschriebener Name allein reichen nicht. Schließt das Zeugnis mit dem gedruckten Namen und der Funktion des Ausstellers, muss genau diese Person unterschreiben (BAG, 21.09.1999, 9 AZR 893/98).

Rang. Wer unterschreibt, muss ranghöher sein als Sie; das setzt in der Regel voraus, dass er Ihnen gegenüber weisungsbefugt war. Unterschreibt ein Vertreter des Arbeitgebers, sind Vertretungsverhältnis und Funktion anzugeben. Rang und Zuständigkeit geben dem Leser den Anhaltspunkt, die Richtigkeit der Beurteilung einzuschätzen (BAG, 04.10.2005, 9 AZR 507/04). Im entschiedenen Fall genügte die Unterschrift einer Verwaltungsleiterin für einen wissenschaftlichen Mitarbeiter nicht, weil sie weder ranghöher noch fachlich weisungsbefugt war.

Direkt der Geschäftsleitung unterstellt. Dann muss ein Mitglied der Geschäftsleitung unterschreiben und im Zeugnis auf diese Position hinweisen. Der Zusatz „ppa.“ allein macht die Zugehörigkeit zur Leitungsebene nicht deutlich. Die Unterschrift eines Geschäftsführers können Sie dagegen nicht verlangen, wenn ein solches Mitglied der Geschäftsleitung zeichnet (BAG, 26.06.2001, 9 AZR 392/00). Mehr zu Führungspositionen im Ratgeber Zeugnis für Führungskräfte.

Kein Anwalt. Ein Zeugnis, das ein freiberuflicher Rechtsanwalt statt einer Person aus dem Betrieb unterzeichnet, ist nicht ordnungsgemäß (LAG Hamm, 17.06.1999, 4 Sa 2587/98).

„i. A.“ oder „i. V.“? Der Zusatz „i. V.“ (in Vertretung) zeigt, dass die Person für den Arbeitgeber handelt, und ist bei Zeugnissen üblich. Gegen „i. A.“ (im Auftrag) gibt es im Schrifttum Bedenken, weil der Zusatz im Rechtsverkehr einen bloßen Boten kennzeichnet. Das Bundesarbeitsgericht hat ihn für sich genommen aber nicht als Mangel gewertet, wenn die Unterschrift erkennbar verbindlich gemeint ist (BAG, 04.10.2005, 9 AZR 507/04). Entscheidend bleiben Rang und Funktion des Unterzeichners.

Knicke, Flecken und Schreibfehler

Knicke. Ein verbreiteter Irrtum ist, dass ein Zeugnis ungeknickt übergeben werden muss. Das Bundesarbeitsgericht sieht das anders: Der Arbeitgeber erfüllt den Anspruch auch mit einem Zeugnis, das er zweimal faltet, um es in einem Geschäftsumschlag üblicher Größe zu versenden, wenn das Original kopierfähig ist und sich die Knicke nicht auf den Kopien abzeichnen (BAG, 21.09.1999, 9 AZR 893/98). Bewahren Sie das Original danach in einer Dokumentenhülle auf und verschicken Sie bei Bewerbungen ohnehin Kopien.

Flecken, Korrekturen, Durchstreichungen. Sie widersprechen den Anforderungen an ein ordentliches Geschäftsdokument. Ein Zeugnis mit handschriftlichen Korrekturen sollten Sie neu ausstellen lassen.

Tipp- und Rechtschreibfehler. Das Hessische LAG hat in einem Beschluss zu einem Ausbildungszeugnis festgehalten, dass im Zeitalter der Rechtschreibkontrolle ein Anspruch auf ein von Schreibfehlern freies Zeugnis besteht; solche Fehler ließen sich nicht mehr als bloße Rechtschreibschwäche des Ausstellers deuten (Hessisches LAG, 19.07.2017, 8 Ta 133/17). Das gilt besonders für Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung und Daten. Ein falsch geschriebener Name oder ein falsches Eintrittsdatum sind keine Kleinigkeit, weil das Zeugnis Sie gegenüber Dritten ausweist.

Fließtext, Aufbau, Länge und Zeitform

Fließtext. Ein qualifiziertes Zeugnis, das Leistung und Verhalten nur in einer Tabelle wie ein Schulzeugnis abhakt, erfüllt den Anspruch nicht. Die nötigen Differenzierungen lassen sich regelmäßig nur im Fließtext darstellen (BAG, 27.04.2021, 9 AZR 262/20).

Aufbau. Die Gliederung eines qualifizierten Zeugnisses hat sich weitgehend standardisiert, und der Arbeitgeber hat sie zu beachten (LAG Hamm, 17.06.1999, 4 Sa 2587/98). Üblich ist die Reihenfolge Überschrift, Einleitung mit Personalien und Beschäftigungsdauer, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungs- und Verhaltensbeurteilung, Beendigung und Schlussformel. Wie das im Detail aussieht, zeigt der Ratgeber Arbeitszeugnis selbst schreiben.

Länge. Eine Vorgabe zur Seitenzahl gibt es nicht. In der Praxis umfasst ein qualifiziertes Zeugnis meist ein bis zwei Seiten, bei langer Beschäftigung oder Führungsverantwortung auch mehr. Auffällig ist vor allem ein Missverhältnis: wenige Zeilen nach vielen Jahren, oder eine lange Aufgabenliste mit knapper Bewertung.

Zeitform. Das Endzeugnis steht in der Vergangenheit, das Zwischenzeugnis im Präsens, weil das Arbeitsverhältnis noch läuft. Ein Endzeugnis im Präsens wirkt wie ein ungeprüft übernommenes Zwischenzeugnis; lassen Sie die Zeitform korrigieren.

Elektronisches Zeugnis: nur mit Einwilligung und QES

Seit dem 1. Januar 2025 darf das Zeugnis nach § 109 Abs. 3 GewO auch in elektronischer Form erteilt werden, aber nur mit Ihrer Einwilligung. Die elektronische Form verlangt nach § 126a BGB eine qualifizierte elektronische Signatur (QES). Ein eingescanntes Zeugnis, ein PDF mit eingefügtem Unterschriftsbild oder eine einfache E-Mail genügen nicht. Ohne Einwilligung können Sie das unterschriebene Papier-Original verlangen.

Praktisch ist eine QES-signierte Datei nur so lange nachweisbar echt, wie sie unverändert weitergegeben wird. Ein Ausdruck trägt die Signatur nicht mehr. Überlegen Sie deshalb, ob Sie in die elektronische Form einwilligen, oder lassen Sie sich zusätzlich ein Original geben, wenn der Arbeitgeber dazu bereit ist.

Besonderheiten beim Ausbildungszeugnis

Für Auszubildende gilt § 16 des Berufsbildungsgesetzes. Das Zeugnis ist schriftlich auszustellen; elektronisch nur mit Einwilligung. Hat der Ausbildende die Ausbildung nicht selbst durchgeführt, soll auch die Ausbilderin oder der Ausbilder unterschreiben. Inhaltlich muss es Art, Dauer und Ziel der Ausbildung sowie die erworbenen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten nennen; Angaben über Verhalten und Leistung kommen auf Ihr Verlangen hinzu. Mehr dazu auf der Seite zum Ausbildungszeugnis.

Checkliste: Form in fünf Minuten prüfen

• Geschäftspapier mit Firmenname und Anschrift, zumindest auf Seite 1
• Ihr Name, Geburtsdatum (falls angegeben), Berufsbezeichnung und Beschäftigungszeitraum richtig
• Überschrift passt: „Arbeitszeugnis“ bzw. „Zwischenzeugnis“, Zeitform passend
• Fließtext statt Tabelle oder Stichpunkte
• Ausstellungsdatum plausibel; bei Berichtigung das ursprüngliche Datum
• Eigenhändige Unterschrift, kein Stempel und keine eingescannte Signatur
• Unterzeichner ranghöher, Name und Funktion angegeben, bei Vertretung mit Zusatz
• Keine Flecken, Korrekturen oder Schreibfehler
• Bei Knicken: Kopie testen, die Falz darf nicht sichtbar sein
• Elektronisch erhalten? Nur gültig mit Ihrer Einwilligung und QES

Diese Liste betrifft ein Zeugnis, das Sie erhalten haben. Schreiben Sie Ihr Zeugnis selbst vor, hilft der Ratgeber zu den typischen Fehlern im Eigenentwurf.

Formfehler gefunden: was jetzt?

Formfehler berechtigen Sie, ein neues, ordnungsgemäßes Zeugnis zu verlangen. Benennen Sie den Fehler schriftlich und setzen Sie eine Frist. Enthält Ihr Arbeits- oder Tarifvertrag eine Ausschlussfrist, wahren Sie sie bereits, indem Sie das Zeugnis beanstanden und die Neuausstellung fordern (BAG, 04.10.2005, 9 AZR 507/04). Vorlage und Vorgehen finden Sie im Ratgeber Zeugnis reklamieren und berichtigen.

Nutzen Sie die Gelegenheit, auch den Inhalt prüfen zu lassen. Steht in Ihrem Zeugnis etwas, das dort nicht hingehört, etwa Krankheit oder Elternzeit, hilft der Ratgeber Was darf ins Arbeitszeugnis? Und die Zeugnis-Überarbeitung liefert Ihnen einen unterschriftsreifen korrigierten Text samt Berichtigungsschreiben.

Häufige Fragen zu Formfehlern