Arbeitszeugnis ausstellen: der Leitfaden für Arbeitgeber

Was Sie schulden: einfaches oder qualifiziertes Zeugnis

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis nach § 109 Abs. 1 GewO. Das Gesetz unterscheidet zwei Stufen:

• Einfaches Zeugnis: beschränkt sich auf Art und Dauer der Tätigkeit.
• Qualifiziertes Zeugnis: erstreckt sich auf Verlangen zusätzlich auf Leistung und Verhalten. Der Mitarbeiter hat die Wahl; Sie schulden die Stufe, die er verlangt.

Der Anspruch richtet sich bei Arbeitnehmern nach § 109 GewO, bei Auszubildenden nach § 16 BBiG, bei freien Dienstverpflichteten und Fremd-Geschäftsführern nach § 630 BGB. Es gibt keinen Anspruch auf ein gutes Zeugnis, wohl aber auf ein wahres, leistungsgerechtes. Sie können die Erteilung nicht mit dem Hinweis verweigern, Sie kennten die Arbeitsleistung nicht mehr genau; die Beurteilungsgrundlagen müssen Sie sich beschaffen. Die Formulierungshoheit liegt bei Ihnen. Klagt der Mitarbeiter auf Berichtigung, muss er den gewünschten Wortlaut zwar konkret beantragen, durchsetzen kann er ihn aber nur, soweit Sie diese Fassung schulden.

Fälligkeit, Verzug und das Zwischenzeugnis

Der Zeugnisanspruch ist ein „verhaltener Anspruch": Sie müssen nicht von sich aus tätig werden, fällig wird er, sobald der Mitarbeiter ihn verlangt. Nach einer Kündigung kann der Mitarbeiter das Endzeugnis spätestens mit Ablauf der Kündigungsfrist oder bei seinem tatsächlichen Ausscheiden verlangen; auf ein Zwischenzeugnis dürfen Sie ihn dann nicht verweisen (BAG, 27.02.1987, 5 AZR 710/85). In Verzug geraten Sie erst, wenn der Mitarbeiter sein Wahlrecht ausgeübt, also mitgeteilt hat, ob er ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis wünscht (BAG, 12.02.2013, 3 AZR 121/11). Schadensersatz wegen Verspätung setzt zusätzlich eine Mahnung voraus (BAG, 3 AZR 120/11). Beide Urteile betrafen Zeugnisse nach § 630 BGB; die Grundsätze sind auf § 109 GewO übertragbar.

Eine feste Bearbeitungsfrist in Tagen gibt es nicht. Ab dem Verlangen ist das Zeugnis sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB); Sie dürfen sich nur die Zeit nehmen, die Sie für die Erstellung tatsächlich brauchen. Der sauberste Weg: Stoßen Sie den Prozess mit dem Eingang der Kündigung an, damit das Zeugnis am letzten Arbeitstag vorliegt.

• Holschuld. Das Zeugnis ist grundsätzlich eine Holschuld (§ 269 BGB): Sie halten es zur Abholung bereit, versenden es aber nicht automatisch (BAG, 08.03.1995, 5 AZR 848/93). Im Einzelfall kann Treu und Glauben eine Zusendung gebieten.
• Zwischenzeugnis. Bei triftigem Grund, etwa einem Vorgesetzten- oder Tätigkeitswechsel, einer Versetzung oder einem laufenden Streit über die Beendigung, kann ein Zwischenzeugnis verlangt werden (BAG, 20.05.2020, 7 AZR 100/19). Ein Zwischenzeugnis bindet Sie: Vom späteren Endzeugnis dürfen Sie nur abweichen, wenn spätere Leistung oder späteres Verhalten das rechtfertigen. Das gilt auch für einen Betriebserwerber, der ein Zwischenzeugnis des Vorgängers vorfindet (BAG, 16.10.2007, 9 AZR 248/07).

Praxistipp: Bewahren Sie Beurteilungsunterlagen auf, solange der Anspruch geltend gemacht werden kann; die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre (§§ 195, 199 BGB). Fehlen die Grundlagen später, kann das Zeugnis nicht mehr korrekt erstellt werden.

So läuft die Zeugniserstellung in der Personalabteilung

Wie der Prozess im Einzelnen aussieht, hängt von der Größe des Unternehmens ab. Bewährt hat sich ein fester Ablauf in sechs Schritten:

1. Anforderung erfassen. Datum, gewünschte Zeugnisart (einfach oder qualifiziert, Zwischen- oder Endzeugnis) und gegebenenfalls den Anlass festhalten. Ist die Art unklar, kurz nachfragen; erst die Wahl löst den Verzug aus.
2. Daten aus der Personalakte. Eintritt, Austritt, Positionen und Versetzungen, Stellenbeschreibungen, Fortbildungen. Daraus entsteht die Tätigkeitsbeschreibung.
3. Beurteilung durch die Führungskraft. Ein strukturierter Beurteilungsbogen mit klaren Kategorien liefert vergleichbare Einschätzungen. Frei formulierte Stichworte führen leicht zu Lücken und zu ungewollten Signalen.
4. Entwurf in Zeugnissprache. Bewertung in die übliche Gliederung und Formelsprache übertragen.
5. Konsistenzprüfung. Passen Einzelbewertungen, zusammenfassende Note, Verhaltensbeurteilung und Schlussformel zueinander? Fehlt etwas, das in der Branche üblich ist? Auslassungen werden als Abwertung gelesen (beredtes Schweigen).
6. Unterschrift und Übergabe. Unterzeichnen lassen, Kopie zur Personalakte, Original übergeben oder auf Wunsch versenden.

Aufbau-Checkliste für das qualifizierte Zeugnis

Die gebräuchliche Gliederung eines qualifizierten Zeugnisses hat sich weitgehend standardisiert und ist zu beachten (LAG Hamm, 17.06.1999, 4 Sa 2587/98). Prüfen Sie jeden Entwurf gegen diese Liste:

1. Briefkopf und Überschrift („Arbeitszeugnis" oder „Zwischenzeugnis").
2. Einleitung: Name, gegebenenfalls Geburtsdatum nur mit Einverständnis, Dauer der Beschäftigung, Position.
3. Kurze Unternehmensbeschreibung (optional, hilft dem Leser bei der Einordnung).
4. Tätigkeitsbeschreibung: Aufgaben in sinnvoller Reihenfolge, die wichtigsten zuerst; Verantwortung, Befugnisse, Entwicklung im Unternehmen.
5. Leistungsbeurteilung: Arbeitsbereitschaft, Fachwissen und Weiterbildung, Arbeitsweise, Arbeitserfolg; bei Vorgesetzten die Führungsleistung; zum Schluss die zusammenfassende Leistungsbeurteilung (Zufriedenheitsformel).
6. Verhaltensbeurteilung: gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und, wo relevant, Kunden. Fehlt eine dieser Gruppen ohne Grund, ist das Zeugnis lückenhaft (LAG Düsseldorf 12 Sa 936/16).
7. Beendigungsformel beim Endzeugnis, ohne Kündigungsgrund.
8. Schlussformel (Dank, Bedauern, Wünsche). Sie ist freiwillig (BAG 9 AZR 227/11). Wenn Sie sie verwenden, sollte sie zur Gesamtbewertung passen: Ist der Mitarbeiter mit ihr unzufrieden, kann er ein Zeugnis ohne Schlussformel verlangen, aber keine bestimmte Formulierung.
9. Ort, Datum, Unterschrift mit Name und Funktion des Unterzeichners.

Die Notenskala aus Arbeitgebersicht: wer was beweisen muss

Die Gesamtnote steckt in der zusammenfassenden Leistungsbeurteilung. Für Sie als Arbeitgeber ist vor allem die Beweislast wichtig, denn sie entscheidet im Streitfall:

Grundlage: „zur vollen Zufriedenheit" entspricht einer befriedigenden Leistung; wer eine bessere Note will, muss sie belegen (BAG, 18.11.2014, 9 AZR 584/13). Für eine Bewertung unter „befriedigend" liegt die Beweislast bei Ihnen (BAG, 14.10.2003, 9 AZR 12/03). Wer schwächer bewerten will, sollte die Gründe deshalb dokumentiert haben: Zielverfehlungen, Gesprächsnotizen, Beurteilungen. Die Formeln sind Konvention, keine gesetzliche Skala; die genaue Wortwahl entscheidet über die Stufe. Mehr dazu im Ratgeber Noten im Arbeitszeugnis.

Form und Formfehler, die ein Zeugnis entwerten

• Form (§ 109 Abs. 3 GewO). Regelfall ist die Schriftform auf dem üblichen Geschäftsbogen. Seit dem 01.01.2025 ist die elektronische Form mit Einwilligung des Arbeitnehmers zulässig, dann aber nur mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 126a BGB). Eine schlichte E-Mail oder ein PDF ohne Signatur reicht nicht.
• Fließtext. Ein qualifiziertes Zeugnis muss als zusammen­hängender Text abgefasst sein; Tabellen- oder Stichpunktform erfüllt den Anspruch regelmäßig nicht (kein Zeugnis im Schulnoten-Raster).
• Unterzeichner. Er muss erkennbar ranghöher sein; Rang und Zuständigkeit geben dem Leser den Anhaltspunkt, die Richtigkeit der Beurteilung einzuschätzen (ranghöherer Unterzeichner). Eine externe Anwaltskanzlei darf nicht unterschreiben (keine Anwaltsunterschrift).
• Datum. Grundsätzlich trägt das Zeugnis das Datum, an dem es tatsächlich ausgefertigt wird; einen Anspruch auf das Datum des letzten Arbeitstags hat der Mitarbeiter nicht (LAG Köln, 05.12.2024, 6 SLa 25/24). Zwei Ausnahmen: Ein berichtigtes Zeugnis tragen Sie auf das Datum des ursprünglichen Zeugnisses zurück, wenn der Mitarbeiter die Verzögerung nicht zu vertreten hat (BAG, 09.09.1992, 5 AZR 509/91), und eine abweichende Vereinbarung, etwa im Aufhebungsvertrag, geht vor. In der Praxis wird das Endzeugnis meist auf den letzten Arbeitstag datiert; ein auffällig spätes Datum kann Fragen aufwerfen.
• Äußere Form. Keine Flecken, Korrekturen oder Rechtschreibfehler. Falten für den Versand ist zulässig, solange das Original kopierfähig bleibt und die Knicke auf Kopien nicht durchschlagen (BAG, 21.09.1999, 9 AZR 893/98).

Eine ausführliche Liste typischer Mängel aus Sicht des Empfängers enthält der Ratgeber Formfehler im Arbeitszeugnis.

Was nicht ins Zeugnis gehört

Das Zeugnis muss klar und verständlich sein und darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere Aussage bezwecken als der Wortlaut (§ 109 Abs. 2 GewO). Maßstab ist, wie ein Leser aus dem angesprochenen Personenkreis das Zeugnis im Gesamtzusammenhang versteht (BAG, 15.11.2011, 9 AZR 386/10). Bestimmte Inhalte sind tabu:

• Krankheit und Gesundheitszustand, Abmahnungen, Gehalt und Abfindung, Vorstrafen, Streitigkeiten mit dem Arbeitgeber, Privatleben, der Kündigungsgrund.
• Betriebsrats- und Gewerkschaftsfunktionen dürfen nicht erwähnt werden, auch nicht verschlüsselt — es sei denn, der Mitarbeiter wünscht es ausdrücklich (§ 78 BetrVG).
• Elternzeit und Mutterschutz bleiben grundsätzlich unerwähnt. Ausnahme: Die Ausfallzeit ist eine wesentliche tatsächliche Unterbrechung, ohne deren Erwähnung das Zeugnis einen falschen Eindruck von der Berufserfahrung vermitteln würde — dann darf sie auch ohne Wunsch genannt werden (BAG, 10.05.2005, 9 AZR 261/04).

AGG-Fallen

Ein Zeugnis ist keine Bewerbungsentscheidung, aber es kann diskriminierende Botschaften transportieren. Halten Sie die in § 1 AGG genannten Merkmale heraus: ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter und sexuelle Identität. Dasselbe gilt für eine Schwangerschaft. Typische Stolperstellen in der Praxis:

• Altersbezogene Formulierungen wie „trotz ihres Alters" oder „mit jugendlichem Elan".
• Hinweise auf eine Schwerbehinderung oder auf Einschränkungen, auch wohlmeinend („hat ihre Einschränkung tapfer gemeistert"). Sicherer Weg: nur, wenn der Mitarbeiter es ausdrücklich wünscht.
• Anmerkungen zu Sprachkenntnissen, die über die tätigkeitsbezogene Bewertung hinausgehen und auf die Herkunft zielen.

Wie Mitarbeiter unzulässige Inhalte erkennen und was sie dagegen tun können, steht aus Arbeitnehmersicht im Ratgeber Was darf ins Arbeitszeugnis.

Wenn der Mitarbeiter sein Zeugnis selbst schreibt

In vielen Unternehmen ist es üblich, den ausscheidenden Mitarbeiter um einen Entwurf zu bitten. Das spart Zeit, verlagert aber nicht die Verantwortung:

• Sie machen sich den Text zu eigen. Wer einen vom Mitarbeiter formulierten Text unterschreibt, ist daran gebunden, und zwar auch beim späteren Endzeugnis. Im entschiedenen Fall musste sogar ein Betriebserwerber ein Endzeugnis entsprechend einem solchen Zwischenzeugnis seines Vorgängers ausstellen (BAG, 16.10.2007, 9 AZR 248/07).
• Wahrheitspflicht und Haftung bleiben bei Ihnen. Ein überzogener Eigenentwurf kann im Extremfall zum Gefälligkeitszeugnis werden, für das der Aussteller gegenüber einem neuen Arbeitgeber haftet (Gefälligkeitszeugnis & Haftung).
• Typische Schwächen von Eigenentwürfen: Superlative ohne Belege, Widersprüche zwischen Einzelbewertungen und Gesamtnote, fehlende Verhaltensgruppen, ungewollt doppeldeutige Formulierungen. Einen Überblick gibt der Ratgeber typische Fehler in Mitarbeiter-Entwürfen.

Prüfen Sie einen Eigenentwurf deshalb mit derselben Checkliste wie ein selbst verfasstes Zeugnis, bevor Sie unterschreiben.

Haftungsrisiken – in beide Richtungen

• Gegenüber dem Mitarbeiter. Wer trotz Verzug nicht oder inhaltlich falsch ausstellt, kann schadensersatzpflichtig werden; Voraussetzung sind Verzug und ein nachweisbarer Schaden. Für Noten unter „befriedigend" tragen Sie die Beweislast (siehe oben).
• Gegenüber dem neuen Arbeitgeber (§ 826 BGB). Ein grob unrichtiges Gefälligkeitszeugnis, das schwerwiegende Mängel verschweigt, kann eine Haftung gegenüber dem neuen Arbeitgeber auslösen.

Der sichere Weg liegt in der Mitte: ein wahrheitsgemäßes, wohlwollend formuliertes, widerspruchsfreies Zeugnis in korrekter Zeugnissprache. Für Führungskräfte gelten zusätzliche Anforderungen, etwa an die Führungsbeurteilung und den Unterzeichner; mehr dazu im Ratgeber Zeugnis für Führungskräfte. Konditionen für Unternehmen finden Sie unter Preise für Unternehmen.

Häufige Fragen zum Ausstellen von Zeugnissen