Arbeitszeugnis ausstellen: der Leitfaden für Arbeitgeber

Was Sie schulden: einfaches oder qualifiziertes Zeugnis

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis nach § 109 Abs. 1 GewO. Das Gesetz unterscheidet zwei Stufen:

• Einfaches Zeugnis: beschränkt sich auf Art und Dauer der Tätigkeit.
• Qualifiziertes Zeugnis: erstreckt sich auf Verlangen zusätzlich auf Leistung und Verhalten. Der Mitarbeiter hat die Wahl; Sie schulden die Stufe, die er verlangt.

Der Anspruch richtet sich bei Arbeitnehmern nach § 109 GewO, bei freien Dienstverpflichteten oder Fremd-Geschäftsführern nach § 630 BGB. Wichtig: Es gibt keinen Anspruch auf ein gutes Zeugnis, wohl aber auf ein wahres, leistungsgerechtes. Und Sie können die Erteilung nicht mit dem Hinweis verweigern, Sie kennten die Arbeitsleistung nicht mehr genau; die Beurteilungsgrundlagen müssen Sie sich beschaffen. Das Erstformulierungsrecht liegt dabei bei Ihnen: Der Mitarbeiter kann Erteilung und Berichtigung verlangen, aber keinen selbst vorformulierten Wortlaut erzwingen.

Fälligkeit, Verzug und das Zwischenzeugnis

Der Zeugnisanspruch ist ein „verhaltener Anspruch" und entsteht spätestens mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses; fällig wird er, sobald der Mitarbeiter ihn verlangt. In Verzug geraten Sie erst, wenn der Mitarbeiter sein Wahlrecht ausgeübt, also mitgeteilt hat, ob er ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis wünscht (BAG, 12.02.2013, 3 AZR 121/11). Schadensersatz wegen Verspätung setzt zusätzlich eine Mahnung voraus (BAG, 3 AZR 120/11). Warten Sie also nicht bewusst zu, aber wissen Sie: Ohne Anforderung und Mahnung entsteht in der Regel kein Verzugsschaden.

Zwei Punkte werden im Alltag oft übersehen:

• Holschuld. Das Zeugnis ist grundsätzlich eine Holschuld (§ 269 BGB): Sie halten es zur Abholung bereit und informieren, versenden es aber nicht automatisch (BAG, 08.03.1995, 5 AZR 848/93). Nur bei Unzumutbarkeit der Abholung, etwa nach einem Umzug, wird eine Zusendung des Originals fällig.
• Zwischenzeugnis. Bei triftigem Grund – Vorgesetzten- oder Tätigkeitswechsel, Versetzung oder laufender Kündigungsschutzstreit, kann ein Zwischenzeugnis verlangt werden (BAG, 20.05.2020, 7 AZR 100/19). Beachten Sie: Ein noch aktuelles Zwischenzeugnis bindet Sie; das Endzeugnis darf ohne neue Tatsachen nicht schlechter ausfallen (LAG Köln, 22.08.1997, 11 Sa 235/97).

Praxistipp: Bewahren Sie Beurteilungsunterlagen bis zur Verjährung des Anspruchs (drei Jahre, §§ 195, 199 BGB) auf. Fehlen die Grundlagen später, kann das Zeugnis nicht mehr korrekt erstellt werden, mit Haftungsrisiko.

Form und Formfehler, die ein Zeugnis entwerten

Ein inhaltlich gutes Zeugnis kann durch Formfehler an Wert verlieren; manche gelten als versteckte Distanzierung. Die wichtigsten Punkte:

• Form (§ 109 Abs. 3 GewO). Regelfall ist die Schriftform auf dem üblichen Geschäftsbogen. Seit dem 01.01.2025 ist die elektronische Form mit Einwilligung des Arbeitnehmers zulässig, dann aber nur mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 126a BGB). Eine schlichte E-Mail oder ein PDF ohne Signatur reicht nicht.
• Fließtext. Ein qualifiziertes Zeugnis muss als zusammen­hängender Text abgefasst sein; Tabellen- oder Stichpunktform erfüllt den Anspruch nicht (BAG, 27.04.2021, 9 AZR 262/20).
• Unterzeichner. Er muss erkennbar ranghöher und fachlich zuständig sein; ein gleich- oder nachgeordneter Unterzeichner erweckt den Anschein eines Gefälligkeitszeugnisses (BAG, 04.10.2005, 9 AZR 507/04).
• Datum. Setzen Sie das Ausstellungsdatum auf den Tag der fristgerechten Erteilung. Ein deutlich nach dem Austritt liegendes Datum weckt Misstrauen und entwertet das Zeugnis (BAG, 09.09.1992, 5 AZR 509/91).
• Äußere Form. Keine Flecken, Knicke, Korrekturen oder Rechtschreibfehler; solche Mängel gelten als negatives Signal (BAG, 21.09.1999, 9 AZR 893/98).

Was nicht ins Zeugnis gehört

Das Zeugnis muss klar und verständlich sein und darf keine Geheimzeichen enthalten, die etwas anderes bezwecken als der Wortlaut aussagt (§ 109 Abs. 2 GewO). Maßstab ist, wie ein durchschnittlicher, branchenkundiger Leser das Zeugnis versteht (BAG, 15.11.2011, 9 AZR 386/10). Bestimmte Inhalte sind tabu:

• Krankheit und Gesundheitszustand, Abmahnungen, Gehalt und Abfindung, Vorstrafen, Streitigkeiten mit dem Arbeitgeber, Privatleben.
• Betriebsrats- und Gewerkschaftsfunktionen dürfen nicht erwähnt werden, auch nicht auf Wunsch und nicht verschlüsselt (§ 78 BetrVG; BAG, 19.08.1992, 7 AZR 262/91).
• Elternzeit, Mutterschutz oder Fortbildungen nur auf ausdrücklichen Wunsch des Mitarbeiters. Kurze Ausfallzeiten bleiben unerwähnt; nur wesentliche Unterbrechungen sind zu vermerken.

Ebenso unzulässig sind versteckte Abwertungen über Auslassungen oder doppelbödige Formulierungen. Achten Sie auf Widerspruchsfreiheit: Eine warme Schlussformel passt nicht zu einer arbeitgeberseitigen Trennung, ein knapper Schluss entwertet ein sonst gutes Zeugnis.

Haftungsrisiken – in beide Richtungen

Fehler beim Zeugnis können teuer werden, und zwar gegenüber zwei Parteien:

• Gegenüber dem Mitarbeiter (§ 280 BGB). Wer verspätet oder inhaltlich falsch ausstellt, kann schadensersatzpflichtig werden; Voraussetzung sind Verzug und ein nachweisbarer Schaden. Beachten Sie die Beweislast bei der Note: Bescheinigen Sie „zur vollen Zufriedenheit" (Note 3), muss der Mitarbeiter eine bessere Note beweisen; wollen Sie schlechter als Note 3 bewerten, tragen Sie die Beweislast (BAG, 18.11.2014, 9 AZR 584/13).
• Gegenüber dem neuen Arbeitgeber (§ 826 BGB). Ein grob unrichtiges Gefälligkeitszeugnis, das schwerwiegende Mängel verschweigt, kann eine Haftung gegenüber dem neuen Arbeitgeber auslösen. Mehr dazu im Ratgeber Gefälligkeitszeugnis & Haftung.

Der sichere Weg liegt in der Mitte: ein wahrheitsgemäßes, wohlwollend formuliertes, widerspruchsfreies Zeugnis in korrekter Zeugnissprache. Dabei unterstützen wir Unternehmen; die Details zu Ablauf und Varianten finden Sie unter Zeugniserstellung für Unternehmen.

Häufige Fragen zum Ausstellen von Zeugnissen