Der Unterzeichner muss ranghöher sein
Auf einen Blick
- Ein Arbeitszeugnis muss von einer Person unterschrieben sein, die erkennbar ranghöher ist als Sie. In der Regel ist das jemand, der Ihnen gegenüber weisungsbefugt war.
- Rang und Funktion müssen sich aus dem Zeugnis selbst ergeben. Der Leser soll nicht nachforschen müssen.
- Fehlt das, ist Ihr Zeugnisanspruch nicht erfüllt: Sie können eine neue, ordnungsgemäß unterschriebene Ausfertigung verlangen.
Der Fall
Ein Diplombiologe war rund sechseinhalb Jahre als wissenschaftlicher Angestellter bei einer wissenschaftlichen Bundesanstalt beschäftigt. Sein qualifiziertes Zeugnis unterschrieb die Leiterin des Verwaltungsreferats mit dem Zusatz „Im Auftrag". Nach der internen Geschäftsordnung war sie für Zeugnisse befristet Beschäftigter zuständig. Fachlich unterstand der Kläger aber einem Sachbereichsleiter, einem Referatsleiter und einem Abteilungsleiter; die Verwaltungsleiterin war ihm weder übergeordnet noch fachlich weisungsbefugt.
Er verlangte, dass ein ranghöherer Vorgesetzter unterschreibt. Arbeitsgericht Koblenz und Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz wiesen das ab. Das Bundesarbeitsgericht gab ihm am 4. Oktober 2005 recht und verurteilte die Behörde, das Zeugnis durch einen ranghöheren Vorgesetzten unterschreiben zu lassen.
Was das Gericht entschieden hat
„Auch im öffentlichen Dienst ist der Zeugnisanspruch eines Angestellten regelmäßig nur dann erfüllt, wenn das Zeugnis von einem ranghöheren Bediensteten unterschrieben ist." BAG 9 AZR 507/04 — Leitsatz
Mit der Unterschrift übernimmt der Aussteller die Verantwortung für die Richtigkeit des Zeugnisses; künftige Arbeitgeber sollen sich darauf verlassen können. Der Arbeitgeber muss nicht selbst unterschreiben und kann einen Vertreter aus dem Unternehmen beauftragen. Dann sind aber Vertretungsverhältnis und Funktion anzugeben, denn Zuständigkeit und Rang zeigen dem Leser, wie verlässlich die Beurteilung ist (Rn. 15 f.).
Der Unterzeichner muss deshalb ranghöher sein als der Beurteilte, was regelmäßig Weisungsbefugnis voraussetzt, und das muss ohne Nachforschungen aus dem Zeugnis ablesbar sein (Rn. 17). Das gilt auch im öffentlichen Dienst; eine interne Zeichnungsregel ändert daran nichts (Rn. 18, 21).
Bei wissenschaftlichen Mitarbeitern muss zumindest auch ein vorgesetzter Wissenschaftler unterschreiben. Ohne diese Mitunterzeichnung fehle dem Zeugnis die Überzeugungskraft: Die gute Beurteilung werde durch die erkennbar fehlende Beurteilungskompetenz der Ausstellerin entwertet (Rn. 39).
Randnummern (Rn.) nach der amtlichen Zählung; einige Quellen nummerieren abweichend.
Was das für Ihr Zeugnis bedeutet
Für Arbeitnehmer: Prüfen Sie den Unterschriftsblock: Stehen dort Name und Funktion? Ist die Person Ihnen erkennbar übergeordnet, etwa Ihre Abteilungs- oder Bereichsleitung? Unterschreibt nur eine gleichrangige Kollegin oder eine Stelle ohne Bezug zu Ihrer Arbeit, können Sie eine neue Ausfertigung verlangen. Einen Anspruch auf die Unterschrift einer bestimmten Person, etwa der Geschäftsführung, begründet das Urteil nicht. Bei Führungskräften stellt sich die Frage besonders oft, siehe Zeugnis für Führungskräfte.
Für Arbeitgeber: Lassen Sie Zeugnisse zentral von der Personalabteilung zeichnen, prüfen Sie, ob die zeichnende Person ranghöher ist als die beurteilte. Bei Fachkräften bietet sich die Mitunterzeichnung durch die fachliche Vorgesetzte an. Funktion und Vertretungsverhältnis gehören in Maschinenschrift unter die Unterschrift; Details im HR-Leitfaden zum Zeugnis ausstellen.
Formulierungsbeispiel
| Problematisch | Unauffällig |
|---|---|
| Unterschrift mit Namen, ohne Funktion | Name und Funktion in Maschinenschrift, z. B. „Abteilungsleiterin Vertrieb" |
| Unterschrift einer gleichrangigen Teamkollegin | Unterschrift der fachlichen oder disziplinarischen Vorgesetzten |
| Fachkraft, unterschrieben nur von einer nicht übergeordneten Verwaltungsstelle | Zusätzliche Unterschrift der fachlichen Vorgesetzten, wie im entschiedenen Fall |
Beispiele, frei formuliert; Namen und Funktionen sind Platzhalter.
Grenzen und verwandte Urteile
Was die Entscheidung nicht sagt:
- Das Urteil verlangt keinen bestimmten Unterzeichner wie die Geschäftsführung; eine ranghöhere, weisungsbefugte Person genügt.
- Der Zusatz „Im Auftrag" allein machte das Zeugnis nach dem Urteil nicht mangelhaft (Rn. 24).
- Dass der Unterzeichner Ihre Arbeit nicht selbst erlebt hat, schadet nicht; er darf sich auf Beurteilungsbeiträge anderer stützen (Rn. 20). Das Problem im Fall war die fehlende Ranghöhe.
Verwandte Entscheidungen:
- LAG Hamm 17.06.1999 – 4 Sa 2587/98 — ein Rechtsanwalt darf das Zeugnis nicht unterschreiben.
- BAG 27.04.2021 – 9 AZR 262/20 — Anforderungen an die äußere Form: Fließtext statt Tabelle.
Vertiefung im Ratgeber
So ordnet sich dieses Urteil in die Zeugnispraxis ein:
Fundstelle: BAG 9 AZR 507/04, Urteil vom 04.10.2005. Entscheidung nachlesen.
Stand: 12.10.2026. Aussagen am Volltext der Entscheidung geprüft.
Hinweis: Diese Zusammenfassung dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes dar. Die Wiedergabe ist eine eigene, sinngemäße Zusammenfassung der öffentlich zugänglichen Entscheidung; maßgeblich ist stets der amtliche Wortlaut. Für die verbindliche Beurteilung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt für Arbeitsrecht.
Über die Autor:innen
Dr. Markus Neubeck
Gründer & Technische Leitung
Verantwortet die fachliche und technische Ausrichtung des Zeugnisservice. Promotion (summa cum laude, Schwerpunkt Computational Modelling, RPTU Kaiserslautern-Landau) und jahrelange Arbeit an KI- und Sprachverarbeitungs-Systemen (NLP) — die Grundlage dafür, Zeugnissprache, versteckte Codes und die dahinterliegende Rechtsprechung präzise und nachvollziehbar aufzubereiten.
Mehr über das Team →
Miriam Neubeck
Fachliche Beraterin & Qualitätssicherung
Personalreferentin mit mehrjähriger Berufserfahrung. Bringt die Perspektive der betrieblichen Praxis ein — wie Zeugnisse im Personalwesen tatsächlich gelesen, formuliert und bewertet werden.
Mehr über das Team →Zeugnis prüfen lassen
Wir gleichen Ihr Zeugnis mit der Rechtsprechung ab und decken versteckte Abwertungen auf.
ab 14,99 EUR Zeugnis prüfen (14,99 €) Zeugnis überarbeiten (49,99 €)Weitere Urteile zum Thema Form, Aufbau & Unterschrift
Wissen, was in Ihrem Zeugnis wirklich steht
Wir prüfen Ihr Arbeitszeugnis gegen dieselbe Rechtsprechung, die dieses Lexikon abbildet — und formulieren auf Wunsch ein stimmiges Zeugnis neu. Serverstandort Deutschland.