Arbeitszeugnis reklamieren & berichtigen lassen

Wann sich eine Reklamation lohnt

Ein Arbeitszeugnis muss zwei Dinge zugleich erfüllen: Es muss wahr sein und es muss wohlwollend formuliert sein. Diese beiden Grundsätze hat die Rechtsprechung aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers entwickelt; § 109 der Gewerbeordnung verlangt zusätzlich eine klare, verständliche Formulierung ohne versteckte Abwertungen. Aus diesem Spannungsverhältnis ergibt sich ein ganzer Katalog an Gründen, aus denen sich eine Reklamation lohnt. Die häufigsten sind:

• Falsche Tatsachen: unzutreffende Beschäftigungsdaten, eine falsche Positionsbezeichnung oder Aufgaben, die Sie nie hatten.
• Unangemessene Note: Die Gesamtbeurteilung liegt unter dem, was Ihre Leistung rechtfertigt.
• Versteckte Codes: scheinbar freundliche Formulierungen, die in der Zeugnissprache eine schlechte Note bedeuten (etwa „bemühte sich“ oder „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“).
• Auslassungen: Eine fehlende Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung wirkt für Personaler wie ein Warnsignal. Fehlt zum Beispiel die Bewertung des Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, können Sie die Ergänzung verlangen (LAG Düsseldorf, 29.11.2017, fehlende Vorgesetzten-Bewertung, 12 Sa 936/16). Auf eine Schlussformel besteht dagegen kein Anspruch, mehr dazu im Ratgeber zur Schlussformel.
• Formfehler: Flecken, Korrekturen, Rechtschreibfehler, ein fehlender Briefkopf oder eine fehlende Originalunterschrift; außerdem ein Unterzeichner, der nicht erkennbar ranghöher ist als Sie (BAG, 04.10.2005, Unterschrift eines ranghöheren Vorgesetzten, 9 AZR 507/04). Ein für den Versand zweimal gefaltetes Zeugnis ist dagegen in Ordnung, solange es kopierfähig bleibt und die Knicke auf Kopien nicht sichtbar sind (BAG, 21.09.1999, 9 AZR 893/98). Eine Übersicht gibt der Ratgeber Formfehler im Arbeitszeugnis.
• Unzulässige Inhalte: Angaben, die offen nicht ins Zeugnis gehören, etwa Krankheiten oder ohne Ihren Wunsch der Kündigungsgrund. Welche das sind, steht im Ratgeber Was darf ins Arbeitszeugnis?

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen dem Berichtigungsanspruch (das Zeugnis ist falsch und muss geändert werden) und dem bloßen Wunsch nach einer schöneren Formulierung. Nur belegbare Unrichtigkeiten und eine leistungswidrige Note lassen sich durchsetzen, reine Stilfragen dagegen nicht. Bevor Sie den Arbeitgeber kontaktieren, lohnt sich deshalb eine nüchterne fachliche Einordnung. Welche Botschaften in scheinbar harmlosen Sätzen stecken, lesen Sie in unserem Ratgeber zu den Geheimcodes im Arbeitszeugnis.

Wer was beweisen muss: die Beweislast bei der Note

Der wichtigste Hebel bei jeder Reklamation ist die Frage, wer die Note belegen muss. Das Bundesarbeitsgericht hat dazu einen klaren Maßstab gesetzt (Urteil vom 18.11.2014, Az. 9 AZR 584/13): Ausgangspunkt ist die Note „befriedigend“ — also die Formulierung „zur vollen Zufriedenheit“. Sie gilt als die durchschnittliche, im Zweifel angemessene Bewertung.

Daraus folgt eine geteilte Beweislast, die viele überrascht:

• Sie wollen besser als „befriedigend“ bewertet werden (Note 1–2): Dann müssen Sie als Arbeitnehmer darlegen und beweisen, dass Ihre Leistung überdurchschnittlich war — etwa durch Beurteilungen, Zielerreichungen oder Beförderungen.
• Der Arbeitgeber will schlechter als „befriedigend“ bewerten (Note 4–5): Dann muss er die Tatsachen beweisen, die eine unterdurchschnittliche Beurteilung rechtfertigen. Diese Seite der Beweislast hat das Bundesarbeitsgericht schon 2003 so verteilt (BAG, 14.10.2003, 9 AZR 12/03, Rn. 35 f.).

Das Gericht stellte außerdem klar: Es kommt nicht darauf an, welche Noten in einer Branche üblicherweise vergeben werden. Auch wenn in vielen Zeugnissen heute „gut“ oder „sehr gut“ steht, wird „gut“ dadurch nicht zum neuen Maßstab. Für Sie heißt das: Wer die Note anheben will, braucht Belege. Eine strukturierte Analyse, die jede einzelne Formulierung einer Notenstufe zuordnet, schafft hier die Grundlage; mehr dazu in unserem Ratgeber zu den Noten im Arbeitszeugnis.

Fristen und Vorgehen in fünf Schritten

Eine feste gesetzliche Frist zur Reklamation gibt es nicht. Zeit ist trotzdem entscheidend. Der Anspruch verjährt regelmäßig erst in drei Jahren, kann aber schon deutlich früher verwirken. Dafür braucht es zweierlei: Zeit (Zeitmoment) und ein Verhalten, auf das der Arbeitgeber vertrauen durfte (Umstandsmoment). Wie schnell das gehen kann, zeigt ein Fall des Bundesarbeitsgerichts: Ein Arbeitnehmer hatte sein Zeugnis im Februar erhalten, sich erst im Dezember wieder gemeldet und Jahre später geklagt. Schon die zehn Monate genügten dem Gericht für das Zeitmoment; der Anspruch war verwirkt (BAG, 17.02.1988, 5 AZR 638/86). Eine starre Monatsgrenze folgt daraus nicht, wohl aber eine klare Warnung.

Prüfen Sie zusätzlich Ausschlussfristen in Ihrem Arbeits- oder Tarifvertrag; sie betragen oft nur wenige Monate. Faustregel: Melden Sie sich innerhalb weniger Wochen nach Erhalt und dokumentieren Sie das. Haben Sie noch gar kein Zeugnis, beginnt alles mit der Anforderung; wie das geht, steht im Ratgeber Arbeitszeugnis anfordern.

So gehen Sie strukturiert vor:

Was für das berichtigte Zeugnis gilt

• Das ursprüngliche Datum. Ein berichtigtes Zeugnis ist auf das Datum des ersten Zeugnisses zurückzudatieren, wenn Sie die Verzögerung nicht zu vertreten haben (BAG, 09.09.1992, 5 AZR 509/91). Ein Datum Monate nach dem Ausscheiden könnte den Eindruck erwecken, das Zeugnis sei erst nach Streit entstanden; das entwertet es nach dem Gericht und weckt Misstrauen gegen den Inhalt.
• Keine Verschlechterung durch die Hintertür. Der Arbeitgeber bleibt an seine bisherige Beurteilung gebunden, soweit keine neuen Umstände vorliegen. Ein „stets“ darf er bei der Gelegenheit nicht streichen (BAG, 21.06.2005, bei einer Berichtigung darf nichts verschlechtert werden, 9 AZR 352/04).
• Bindung an das Zwischenzeugnis. Hatten Sie ein Zwischenzeugnis, ist der Arbeitgeber beim Endzeugnis regelmäßig an dessen Inhalt gebunden. Abweichen darf er nur, wenn Ihre spätere Leistung oder Ihr späteres Verhalten das rechtfertigen (BAG, 16.10.2007, Bindung an das Zwischenzeugnis, 9 AZR 248/07). Legen Sie das Zwischenzeugnis Ihrer Reklamation deshalb bei.
• Auch das Zwischenzeugnis selbst können Sie berichtigen lassen; für eine bessere Note gilt dort dieselbe Beweislast (LAG Köln, 16.11.2020, 2 Sa 112/20).

Musterbrief: Berichtigung beim Arbeitgeber anfordern

Der folgende Text dient als Vorlage. Passen Sie die markierten Stellen an Ihren Fall an und benennen Sie jede zu ändernde Passage möglichst konkret. Bleiben Sie sachlich; ein höflicher, präziser Ton erhöht die Chance, dass der Arbeitgeber ohne Streit einlenkt.

• Bitten statt fordern. „Ich bitte um …“ öffnet eher eine Tür als „Ich fordere Sie auf …“. Der Anspruch bleibt derselbe.
• Kein Anwalt im ersten Satz. Wer gleich mit Klage droht, verschiebt die Sache von der Fachabteilung in die Rechtsabteilung. Den Hinweis können Sie sich für die Nachfrist aufheben.
• Ersatztext mitliefern. Nennen Sie zu jeder Beanstandung die gewünschte Formulierung; je weniger der Arbeitgeber selbst formulieren muss, desto leichter fällt die Zusage.

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Häufige Fragen zur Zeugnisberichtigung